چگونه برنامه ریزی کنیم؟ تکنیک های برنامه ریزی درست

داشتن مهارت‌های نرم در دنیای امروز به یکی از ارزشمندترین مهارت‌ها تبدیل شده است و یکی از مهم‌ترین آن‌ها مهارت برنامه ریزی است. افراد بسیار زیادی در رسیدن به اهداف خود ناتوان هستند زیرا برای هدف‌گذاری موثر ابتدا باید برنامه ریزی دقیقی داشته باشیم.

 طبق تحقیقات انجام شده توسط دانشگاه اسکرانتون، 92 درصد از اهداف سالانه افراد تحقق پیدا نمی‌کنند. باید اضافه کنیم که این پدیده تنها به اهداف  سالانه منتهی نمی‌شود و حتی در اهداف بلندمدت، افراد در بیشتر مواقع ناکام باقی می‌مانند.

به نظر می‌رسد عدم توانایی فرد در برنامه ریزی شکست در اهداف را تا حد زیادی تضمین می‌کند و از همین جهت انگیزه و انرژی اولیه بایستی صرف برنامه ریزی اصولی و دقیق شود.

در این مقاله ما قصد داریم که به شما کمک کنیم که چگونه یک برنامه ریزی درست و اصولی برای اهداف خود داشته باشید و شانس موفقیت خود را در پیش برد برنامه‌های خود بالا ببرید.

اهداف خود از ذهن‌تان به کاغذ منتقل کنید

قدم اول یک برنامه ریزی درست تعریف دقیق و مشخص اهداف شما در بازه زمانی مد نظر شما است.

 طبق تحقیقات انجام شده در دانشگاه دومینیکن افرادی که اهداف خود را یادداشت می‌کنند در مقایسه با افرادی که فقط اهداف خود را در ذهن مرور  می‌کنند، با درصد بسیار بالاتری اهداف خود را محقق می‌کنند.

نکته بسیار مهم این است که با در نظر گرفتن تمامی موارد بالا، نوشتن اهداف باعث می‌شود که شما مسیری که قرار است طی کنید را مبنای خود قرار دهید، این در حالی است که افرادی که به صورت ذهنی پیش می‌روند معمولا تنها انتهای هدف و مقصد را مبنای خود قرار می‌دهند.

روشی بسیار پرکاربرد در هدف گذاری به نام (S.M.A.R.T) وجود دارد که ویژگی‌های یک هدف را بیان می‌کند و این ویژگی‌ها شامل موارد زیر می‌شوند:

• مشخص (Specific)
• قابل سنجش (Measurable)
• قابل دسترسی (Achievable)
• واقعی و مناسب (Relevant)
• دارای زمان مشخص (Time-bound)

استفاده از این روش به شما در برنامه ریزی دقیق‌تر کمک می‌کند و شانس شکست را در هدف‌گذاری‌های شما کاهش می‌دهد.

اهداف را به قدم‌های کوچک تقسیم کنید

اهداف بزرگ در ابتدا بسیار وسوسه برانگیز به نظر می‌رسند، اما افراد معمولا خیلی زود از ادامه دست می‌کشند.

به‌قول قدیمی‌ها که می‌گفتند: "سنگ بزرگ نشانه‌ی نزدن است."

وقتی بیش از اندازه محو مقصد و نتیجه‌ی نهایی می‌شویم از مشکلات و اتفاقات غیرمنتظره‌ در مسیر خود قافل می‌شویم و همین نادیده گرفتن خطر بزرگی در برنامه ریزی محسوب می‌شود.

وقتی اهداف را به قدم‌های کوچک تبدیل کنیم، دقتی که در مسیر محقق کردن هدف‌هایمان داریم به مراتب بیشتر شده و خطاهای کمتری متوجه‌مان خواهد شد دقیقا مانند قدم‌های اول یک کودک برای اولین بار که بسیار کوتاه و شمرده است.

منابع موردنیاز برای اهداف را کشف کنید

در تمام برنامه ریزی‌ها اهدافی وجود دارند و هر هدف به منابع مشخصی نیاز دارد. شما برای رسیدن به اهداف خود باید توانایی تشخیص منابع مورد نیاز خود را داشته باشید.

چه در محیط کاری و چه در امور شخصی این منابع نقش مهمی در پیش‌برد اهداف شما دارند و آگاهی شما نسبت به آن‌ها نقش بسیار مهمی را ایفا می‌کند. معمولا این منابع به سه دسته‌ی کلی تقسیم می‌شود که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم:

شبکه ارتباطی یا دانش و علم

 یک مدیر بازاریابی دیجیتال را تصور کنید که هدفش بالا بردن ترافیک یک وب‌سایت به صورت ارگانیک است. برای محقق کردن این هدف او به افرادی با تخصص‌های مختلف مثل نویسنده محتوا نیاز دارد تا به اهداف مورد نظرش برسد. همچنین دانشی که در این رابطه برای مدیریت اعضا نیاز دارد نیز بخشی از منابع مهم او به‌شمار می‌روند.

تکنولوژی و فن‌آوری‌های لازم

یک مدیر بازاریابی دیجیتال را تصور کنید که هدف دارد سرنخ‌های بیشتری برای یک کسب کار جذب کند. او برای محقق کردن این هدف نیاز دارد تا از مجموعه‌ای از نرم افزارها و ابزارهای مختلف مثل پلتفرم‌های نمایش تبلیغات استفاده کند.

زمان و منابع مالی

 شما برای تمامی اهداف نیاز به سرمایه‌گذاری زمان و پول خودتان دارید. بنابراین تخمین میزان دقیق این دو منبع جزو ارکان مهم در برنامه ریزی می‌باشد.

اولویت بندی و ایجاد یک لیست دقیق از وظایف

اهداف مختلف نیاز به برنامه ریزی مختلف دارند و برنامه ریزی‌های ما باید مطابق با اهداف تغییر کنند.

اگر شما درحال فکر کردن به یک هدف جدید هستید ابتدا باید در نظر بگیرید که از جایگاه فعلی‌تان تا هدف مورد نظر چه میزان فاصله دارید.

اگر در حال حل یک مشکل در همین لحظه هستید بهتر است برای شروع از روش‌هایی مثل بارش فکری استفاده کنید و سعی کنید تا حد ممکن شرایط را به خوبی مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید و از این طریق به راه حل‌های احتمالی برسید.

زمانی که موارد بالا را رعایت کردید، اولویت بندی شما اهمیت بسیار زیادی پیدا می‌کند و اگر به خوبی وظایف را اولویت بندی کنید اهداف شما خیلی قابل دسترس‌تر خواهند شد.

اگر به تنهایی در حال پیش بردن یک هدف هستید مواردی مثل تلاش و ثابت قدمی در اجرای برنامه ریزی اهمیت بسیاری دارند. اما اگر به صورت گروهی در حال پیش بردن اهداف هستید شما نیاز دارید که قبل از هرچیزی تقسیم وظایف و روند اجرای وظایف را کنترل کنید و تا حد ممکن شفاف عمل کنید زیرا در صورت نیاز شما باید بتوانید مسئولیت هر وظیفه را از فرد مسئول بخواهید. همچنین وظایف شفاف به گروه در درک اهداف مشترک کمک می‌کند.

بازنگری کنید، به موقع عمل کنید، آماده‌ی تغییر باشید

ایجاد یک برنامه ریزی عملی و دقیق امر بسیار مهمی است اما اگر دانش برنامه ریزی نداشته باشید می‌توانید به سخت‌ترین کار دنیا برای‌تان تبدیل شود. برای کسب حداکثر موفقیت در پیش‌برد اهداف‌تان باید اندکی منعطف و البته صبور باشید.

یک برنامه ریزی موثر همیشه به شکلی منعطف عمل می‌کند و به صورت وحی منزل نیست. شما در هر زمانی باید آمادگی تغییر برنامه ریزی خود را داشته باشید.

برنامه ریزی مسیری است که شما باید برای رسیدن به هدف یا اهدافی طی می‌کنید، لذا رسیدن به هدف گاهی اوقات نیازمند صبوری و انعطاف شما است و همان‌طور که می‌دانید شرایط بیرونی پیوسته در حال تغییر هستند و همین امر سبب می‌شود که ما نیازمند به اندکی انعطاف باشیم.

شما باید همیشه دنبال راه‌های بهینه‌تر برای برنامه ریزی‌های خود باشید و حواستان باشد که به دانش کم بسنده نکنید.

روزانه به برنامه ریزی‌های خود سر بزنید

فراموش نکنید که هرروز وقتی را برای نگاه کردن به لیست برنامه‌ ریزی‌های خود و در صورت نیاز اصلاح آن‌ها اختصاص دهید. برنامه ریزی‌های شما نیاز به مراقبت و نگه داری دارند، دقیقا همانند گلدان‌های گوشه اتاق‌تان که هرروز نیاز به رسیدگی دارند.

ما به شما پیشنهاد می‌کنیم اگر فضای مناسبی در اختیار دارید حتما از برچسب‌های کاغذی و نوت‌های کوچک برای یادآوری وظایف روزانه استفاده کنید. همچنین یادداشت روی یک تخته‌ی وایت برد نیز گزینه مناسبی برای یادداشت وظایف روزانه می‌باشد.

از انگیزه و روحیه خود غافل نشوید

برای نگه داشتن انگیزه و روحیه بالا برای انجام وظایف روزانه برای خود پاداش‌های کوچک در نظر بگیرید. این امر به شما در نگه داشتن انگیزه کمک شایانی می‌کند. پس از به انجام رساندن یک وظیفه آن را از لیست خود خط بزنید و کارهای انجام شده را مدام مرور کنید زیرا این کار به شما حس به سرانجام رسیدن کارها را می‌دهد و باعث بیشتر شدن انگیزه شما برای ادامه وظایف می‌شود.

درصورت نیاز از ابزارهای آنلاین برنامه ریزی برای وظایف کمک بگیرید

تکنولوژی مثل همیشه مزایا و معایب خودش را دارد و این موضوع در رابطه با ابزارهای برنامه ریزی در محیط اینترنت نیز صدق می‌کند.

امروزه نرم افزارهای بسیار زیادی در بستر اینترنت برای برنامه ریزی و تقسیم وظایف وجود دارند. به‌طور مثال نرم افزارهایی مثل ترلو، میستر تسک، کلیک آپ و... در این دسته نرم افزارها قرار می‌گیرند و همگی نیز قابلیت استفاده رایگان دارند.

قابلیت نصب روی گوشی‌های هوشمند همچنین نوتیفیکیشن و زمان بندی وظایف توسط این نرم افزارها از قابلیت‌هایی هستند که در شیوه سنتی و آفلاین نمی‌توان از آن‌ها استفاده کرد. پس از امکاناتی که تکنولوژی برای ما فراهم کرده قافل نشوید.

استفاده از دفترهای پلنر

در کنار نرم افزارهایی که در بستر اینترنت برای برنامه ریزی وجود دارند، شیوه‌های سنتی و آفلاین همیشه طرفداران خودش را داشته است. مشکل اصلی این نرم افزارها وابستگی آن‌ها به اینترنت و دستگاه‌های هوشمند است. از این رو ممکن است در مواقعی خاص دسترسی به آن‌ها ممکن نباشد. از طرفی بسیاری از ما با نوشتن حس بسیار بهتری پیدا می‌کنیم و نگاه کردن به صفحات نمایشگر را آزار دهنده می‌دانیم. در این صورت استفاده از یک پلنر برای برنامه ریزی بسیار کمک کننده است. قالب‌های آماده‌ای که در پلنرها وجود دارند استاندارد هستند و تمامی نیازهای شما را برآورده می‌کنند از این رو برای نوشتن توصیه می‌کنیم از پلنرها استفاده کنید.

استراحت فراموش نشود

پیوستگی در برنامه ریزی مهم‌ترین رکن برای رسیدن به اهداف است و خستگی، دشمن اصلی پیوستگی در برنامه ریزی است از این رو از همان ابتدا در برنامه ریزی خود مراقبت استراحت و تفریح خود باشید.

استراحت کافی بهره وری شما را بسیار بالاتر می‌برد و این باور که شما با تعداد ساعات زیادی کار کردن بهره وری بهتری دارید تصوری غلط و ناسالم است.

خواب کافی، تفریح و ورزش موارد بسیار مهمی هستند و با سلامتی شما در ارتباط مستقیم هستند.

یادتان باشد که در نهایت تنها چیزی که اهمیت دارد سلامتی شما است و شما همیشه باید سلامتی را در اولویت خود قرار بدهید.

مشکلات غیرمنتظره را در نظر بگیرید

زندگی همیشه قابل پیش‌بینی نیست و اتفاقات غیرمنتظره همیشه در کمین ما هستند. همیشه در برنامه ریزی خود این احتمال را در نظر بگیرید که ممکن است اتفاقات خارج از پیش‌بینی شما رخ دهند. مشکلات مربوط به سلامتی شما یا عزیزان‌تان یکی از این موارد است و حضور شما در جایی دیگر می‌تواند برنامه ریزی شما را تحت تاثیر قرار دهد.

درست است، شاید اگر پیش بینی اتفاقات در زندگی ممکن بود نیاز به نگرانی نبود اما واقعیت‌های جهان همیشه به ما گوش‌زد می‌کنند که باید همیشه آماده بود.

استفاده از شبکه‌های اجتماعی را کنترل کنید

امروزه بحث اعتیاد به شبکه‌های اجتماعی موضوع داغی است و توجه و نگرانی همه را به خود جلب کرده است.

زمانی که به حضور در شبکه‌های اجتماعی سپری می‌کنید سعی کنید از برنامه‌های کنترل مصرف استفاده کنید تا زمان بیش از اندازه اختصاص ندهید. یکی از دلایل اهمال کاری در برنامه ریزی استفاده بیش از حد از این پلتفرم‌ها است.

حتی درمواقعی که وظایف‌تان نیاز به تمرکز و فکر دارند، تلفن همراه خود را خاموش کنید و سعی کنید کار را به تمام رسانده سپس کمی استراحت به خود بدهید.

به اثر برنامه ریزی روی خودتان آگاه باشید

برنامه ریزی‌ها تا حد زیادی مسیر زندگی ما را مشخص می‌کنند و خواه و ناخواه ما را در چهارچوب‌های مشخصی قرار می‌دهند که ممکن است روی سبک زندگی ما تاثیر بگذارد.

منابعی که شما برای اهداف‌تان صرف می‌کنید مثل زمان، دانش و مسئولیت‌ها می‌توانند به صورت مستقیم یا غیر مستقیم روی سلامتی شما اثر گذار باشند. بنابراین باید آگاهی کاملی از شرایط خود پیش از هرگونه برنامه ریزی داشته باشید. فراموش نکنید موفقیت بدون سلامتی شما ارزشمند نیست.